ALGEMEEN BEURSREGLEMENT
Geldig voor de beurzen Ero-Expo Antwerpen Voorjaar, Gent, Hasselt en Antwerpen Najaar
ARTIKEL 1: TOEPASSELIJKHEID / AANVAARDING VAN HET REGLEMENT
Door het goedkeuren, verzenden of ondertekenen van het online inschrijvingsformulier verklaart de afzender of ondertekenaar (hierna: de exposant) dat de inschrijving geschiedt in overeenstemming met de bijgevoegde prijslijst en dit beursreglement, waarvan hij/zij kennis heeft genomen en waarmee hij/zij uitdrukkelijk instemt.
De exposant verbindt zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven en verklaart uitdrukkelijk dat elke contractuele relatie tussen hem/haar en de organisator (hierna: ERO-EXPO) met betrekking tot de beurs wordt beheerst door dit beursreglement.
Dit algemeen beursreglement is van toepassing op alle verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst tussen ERO-EXPO en de exposant. In de relatie met ERO-EXPO doet de exposant uitdrukkelijk afstand van de toepassing van zijn/haar eigen algemene voorwaarden, zelfs indien deze later zijn opgesteld dan dit beursreglement.
Elke afwijking van dit reglement moet voorafgaandelijk, schriftelijk, expliciet en ondertekend door ERO-EXPO worden overeengekomen.
ARTIKEL 2: BETALING EN SCHADEVERGOEDING
De exposant verbindt zich ertoe de volledige deelnameprijs te betalen tegen de op de factuur vermelde vervaldatum.
In geval van laattijdige betaling is de exposant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van 10% per jaar op het factuurbedrag, berekend vanaf de dag na de vervaldatum tot de dag van volledige betaling.
Bij laattijdige betaling door de exposant wordt het factuurbedrag eveneens van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met 10% als forfaitaire vergoeding voor buitengerechtelijke inningskosten, met een minimum van EUR 25.
Klachten of opmerkingen betreffende de factuur en de daarop vermelde gegevens moeten, op straffe van verval, binnen 8 dagen na factuurdatum en uitsluitend per aangetekend schrijven worden ingediend. ERO-EXPO is niet verplicht om laattijdige klachten of klachten die niet per aangetekende zending zijn ingediend, in behandeling te nemen.
ARTIKEL 3: UITDRUKKELIJK ONTBINDINGSBEDING
Indien de bovengenoemde factuur niet volledig is betaald uiterlijk 15 dagen voor de startdatum van de beurs, behoudt ERO-EXPO zich het recht voor om de overeenkomst tussen de exposant en ERO-EXPO eenzijdig te beëindigen, de exposant de toegang tot de beurs te ontzeggen en het gebruik van de gereserveerde ruimte of faciliteiten te verbieden, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is.
In dat geval blijven de factuur en alle verhogingen volledig verschuldigd. Contante betaling van de factuur ter plaatse op de beurs is niet mogelijk.
In geval van niet-naleving door de exposant van enige verplichting in dit reglement, behoudt ERO-EXPO zich eveneens het recht voor om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen, de toegang te ontzeggen en het gebruik van de gereserveerde ruimte en faciliteiten te verbieden, zonder voorafgaande ingebrekestelling en onverminderd het recht van ERO-EXPO om schadevergoeding te eisen.
ERO-EXPO heeft te allen tijde het recht om een exposant de toegang tot de beurs te weigeren of de exposant en diens materialen te verwijderen zonder enige schadevergoeding of terugbetaling:
indien de politie of autoriteiten hierom verzoeken;
indien de stand niet professioneel is ingericht;
indien de exposant of diens vertegenwoordigers de orde of rust verstoren;
indien de exposant of diens vertegenwoordigers het beursreglement overtreden, inclusief de verboden praktijken vermeld in Artikel 7.
ARTIKEL 5: VOORSCHOT EN ANNULERING
Bij inschrijving wordt een voorschotfactuur naar de exposant gestuurd. Dit bedrag wordt niet gerestitueerd in geval van annulering.
De annuleringskosten na inschrijving bedragen 50% van het factuurbedrag tot 3 maanden voor het evenement. Vanaf 2 maanden voor het evenement bedragen de annuleringskosten 100% van het factuurbedrag.
ARTIKEL 6: MINIMUMLEEFTIJD
Toegang tot de beurs is verboden voor personen onder de 18 jaar, ook indien gehuwd. Baby’s en jonge kinderen zijn niet toegelaten.
ARTIKEL 7: VERBODEN PRAKTIJKEN, AANSPRAKELIJKHEID EN VRIJWARING
De exposant is volledig verantwoordelijk voor de goederen die hij verkoopt, tentoonstelt of bezit, en garandeert dat al deze goederen en alle door hem verrichte of georganiseerde handelingen of daden in overeenstemming zijn met de Belgische wetgeving en alle toepasselijke wettelijke normen.
De exposant is volledig aansprakelijk voor elke schade veroorzaakt door hemzelf, zijn producten of goederen in bezit, of de handelingen die hij verricht, aan ERO-EXPO of derden. De exposant is tevens aansprakelijk voor goederen en materialen die door ERO-EXPO zijn toevertrouwd en/of tijdens de beurs worden gebruikt.
Ongeacht het bovenstaande zijn de volgende materialen of prestaties strikt verboden:
Seks met kinderen of minderjarigen onder de 18 jaar;
Seks met dieren;
Scat- of urineseks;
Beelden of handelingen met expliciet seksueel geweld of ernstige genitale verminking;
Alle andere duidelijk aanstootgevende activiteiten.
Voor live optredens: er mogen geen stijve penissen worden getoond, geen enkele vorm van penetratie, en geen duidelijk geopende schaamlippen. Alleen solo-optredens zijn toegestaan en deze moeten erotisch zijn, niet pornografisch.
Tatoeage- en piercingpraktijken mogen geen betrekking hebben op de genitale zone. Reclame voor escortdiensten is verboden. Reclame — in welke vorm dan ook — voor concurrerende evenementen of producten is niet toegestaan. Het is eveneens strikt verboden om drank, voedsel of sigaretten te verkopen of te promoten.
Promotiemateriaal mag alleen op de eigen stand worden verspreid. Flyers die buiten de stand worden verspreid of posters die in de locatie worden opgehangen, moeten voorafgaand aan de start van de beurs aan de organisatie worden voorgelegd.
Elke afwijking moet vooraf uitdrukkelijk, schriftelijk en ondertekend door ERO-EXPO worden overeengekomen.
ERO-EXPO kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor schade voortvloeiend uit het niet naleven van dit reglement door de exposant. ERO-EXPO is niet verantwoordelijk voor schade of verlies geleden door de exposant tijdens of als gevolg van de beurs door brand, water, inbraak, diefstal, vandalisme of enige andere oorzaak. Geen enkele door de exposant geclaimde schade kan op ERO-EXPO worden verhaald.
ARTIKEL 8: OVERMACHT
Wegens onvoorziene omstandigheden of overmacht (zoals noodweer, overstroming, verkeersproblemen, enz.) tijdens de opbouw of het evenement zelf, kan ERO-EXPO de beurs voortijdig beëindigen zonder enige terugbetaling of schadevergoeding.
ARTIKEL 9: TOEGANG TOT DE BEURS EN TOEWIJZING VAN RUIMTE
Exposanten mogen het gebouw elke dag 1 uur voor opening betreden en moeten uiterlijk 30 minuten na sluiting vertrekken. Exposanten moeten de door ERO-EXPO gecommuniceerde opbouw- en afbraaktijden in acht nemen.
Exposanten die een lege (naakte) ruimte boeken, moeten zelf zorgen voor een professionele stand of wanden. Indien dit niet gebeurt, worden deze door ERO-EXPO geplaatst en gefactureerd, onverminderd het recht om de toegang te weigeren of de exposant te verwijderen zonder terugbetaling.
ARTIKEL 10: WAARBORG
Bij aankomst moet een waarborg van EUR 50 contant worden betaald. Deze waarborg dekt eventuele gehuurde tafels, stoelen, verlichting, enz.
Afval moet door de exposant worden meegenomen. De vervuiler betaalt! Stands moeten schoon en intact worden achtergelaten.
De waarborg van EUR 50 wordt op zondagavond contant terugbetaald indien de stand aan de bovenstaande voorwaarden voldoet en na inspectie door een medewerker van ERO-EXPO. Indien de waarborg niet ter plaatse wordt opgeëist, kan deze achteraf niet meer worden teruggevorderd. Indien schoonmaak- of herstelwerkzaamheden nodig zijn, worden de kosten aan de verantwoordelijke exposant gefactureerd.
ARTIKEL 11: VERBOD OP VOERTUIGEN
Er zijn geen auto’s toegestaan in de hallen, behalve op donderdag tijdens de opbouw.
ARTIKEL 12: ONDERVERHURING EN OVERDRAAGBAARHEID
Indien een exposant besluit niet persoonlijk op de beurs aanwezig te zijn, mag de stand niet aan derden worden onderverhuurd. Het ingediende inschrijvingsformulier is niet overdraagbaar.
ARTIKEL 13: RELATIEKAARTEN
Relatiekaarten kunnen worden aangekocht tegen EUR 16,50 per kaart, met een maximum van 6 kaarten per exposant. Deze moeten eveneens uiterlijk 15 dagen voor de start van de beurs worden aangevraagd.
ARTIKEL 14: AUTEURSRECHTEN
Exposanten die muziek willen afspelen, zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele inbreuken op auteursrechten met betrekking tot de werken die zij gebruiken. ERO-EXPO kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade voortvloeiend uit dergelijke inbreuken. De exposant bevestigt aan ERO-EXPO dat de vergoedingen voor muziekgebruik aan de juiste inningsverenigingen (zoals Sabam/Billijke Vergoeding) zullen worden betaald.
ARTIKEL 15: DUUR EN BEËINDIGING
De overeenkomst tussen ERO-EXPO en de exposant voor het gebruik van een stand op de beurs is van bepaalde duur. Deze eindigt na de laatste beurs waaraan de exposant deelneemt.
De exposant is de volledige standprijs verschuldigd vanaf het moment van online inschrijving (of enige andere vorm van inschrijving). Eenzijdige beëindiging door de exposant is niet mogelijk. De overeenkomst kan alleen worden beëindigd door middel van een uitdrukkelijke schriftelijke overeenkomst tussen ERO-EXPO en de exposant.
ARTIKEL 16: ROOKVERBOD
Roken is strikt verboden tijdens de opbouw, de afbraak en het evenement zelf in de beurshallen. Eventuele boetes zijn voor rekening van de exposant. Het rookverbod geldt ook voor personeel en bezoekers.
ARTIKEL 17: BEVOEGDHEID EN TOEPASSELIJK RECHT
Op de overeenkomst tussen de exposant en ERO-EXPO is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering en/of interpretatie van de overeenkomst vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Hasselt.